Några tips om ordbehandlare

(Den här artikeln skrev jag ursprungligen för 1av3.se 2011.)

Det finns särskilt en punkt där jag skiljer mig från många andra författare: jag använder varken Microsoft eller Apples produkter. Istället kör jag med fri programvara. Det gör jag av flera skäl. Men jag tänker inte försöka omvända någon mot dess vilja. Alla ska naturligtvis använda de verktyg som passar dem bäst. Jag hoppas bara att folk baserar sitt beslut på annat än hävd och ohejdad vana – eller dåliga råd.Till exempel vilket filformat som ska användas. Och jag vet att vissa efterfrågar grejer för författare som är enklare med fri programvara.

Min ordbehandlare heter inte Word eller iWork utan Writer. Den är helt gratis och kan laddas ner här. (Gratis är inte alltid sämre. Ibland är det bättre – tänk på hur mycket du betalar för dina Google-sökningar.) Writer ingår som en del i kontorspaketet LibreOffice (som nu är standard istället för OpenOffice – just när folk börjat lära sig namnet OpenOffice…).

Men jag tänkte gå lite mer praktiskt tillväga och visa några grejer som jag har gjort för att få ut det mesta från Writer. Många av de här grejerna går säkert att göra med Word eller iWork också, men en del går bara med Writer.

Bestäm själv vilka ikoner du vill ha i verktygsfältet

Längst upp finns (som vanligt) ett verktygsfält. Det kan innehålla många funktioner.

I Writer kan man bestämma själv vilka ikoner som ska finnas där, vilket är bra när man skriver mycket. Själv har jag lagt till de funktioner jag använder mycket, såsom sidbrytning, ordräknare, justering (vänster/marginal/höger/centrering), vissa ritgrejer, och autokorrigering (se mer information nedan). Till stor del har jag dock ägnat mig åt att ta bort funktioner från verktygsfältet så att man lättare ser de viktiga verktygen. Många ordbehandlare är så överlastade att det knappt går att se skogen för alla träd.

Att anpassa verktygsfältet går snabbt: välj Verktyg > Anpassa > Menyer

Gör stora förändringar snabbt

Writer har (och jag vet att Word numera också har) en funktion för att ändra liknande textstycken direkt, så att exempelvis alla rubriker på en viss nivå blir blåa eller får ett större teckensnitt. Det här gör man med formatmallar. Jag använder formatmallar hela tiden, till exempel för att få bort horungar och änkor. Med formatmallar kan du ändra hur sidor och stycken ser ut på ett kick. Vill du göra brödtexten en halv punkt mindre för att göra dokumentet två sidor kortare? Det tar max fem sekunder.

Klicka F11 eller välj Format > Formatmallar och formatering

Skriv snabbare med autokorrigering

En annan funktion som jag använder för att kunna skriva snabbare är att använda autokorrigering. Jag har ställt in Writer så att den kommer ihåg alla långa ord automatiskt och så fort jag har skrivit några bokstäver föreslår Writer ord baserat på vad jag har börjat skriva. Man kan acceptera eller skriva vidare. Eftersom den här funktionen går såpass fort behöver jag sällan skriva mer än fem eller sex bokstäver långa ord. 

Välj Format > Autokorrigering > Alternativ för autokorrigering > Ordkomplettering

Man kan också använda sig av funktionen Ersättning (en av de andra flikarna bakom Alternativ för autokorrigering) och själv hitta på förkortningar. En vän till mig brukar förkorta sina rollfigurers namn, så att när han skriver HeP förvandlar programmet det till Henrik Pettersson.

Navigera lättare

När texten växer brukar det bli allt svårare att få översikt, och än mer att navigera i den. I Writer finns ett verktyg för att underlätta det här, nämligen en navigator (välj Visa > Navigator eller F5). Navigatorn visar alla rubriker du sätter i texten, till exempel kapitelnamn. Men man kan också leta reda på alla tabeller, alla bilder, alla fotnoter, alla hyperlänkar, etc. Och man kan dra och släppa de här elementen och på så sätt flytta runt delar av texten.

Skaffa egna tillägg

Teamet bakom Writer vet att de inte kan tänka på alla behov du kan tänkas ha. Därför uppmuntras man att bestämma själv vad man vill ha för extrafunktioner. Under menyn Verktyg > Tillägg kan man få sådana saker som Ordlista, grejer som rensar bort onödiga radbrytningar, clip-art-samlingar, etc, etc. Det här motsvarar alltså appar för mobiltelefoner. Det finns hur många som helst.

Till exempel:

* jämför dokumentversioner

* arbeta med Google Docs i din ordbehandlare

* arbeta med PDF:er

Har du några andra favoriter? Eller tips?

Avslutning

För min del finns det ett argument som väger tyngre än något annat när det gäller att arbeta med fri programvara: jag vill kunna öppna mina filer, mina texter, även om fem-tio år. Det fungerar bäst om man kan kolla hur filformatet är uppbyggt.

Men sen ska det ju vara lättarbetat också, och under de omkring fyra år jag har arbetat med OpenOffice/LibreOffice har jag bara haft några större problem när jag ska kommunicera med folk som har Windows Vista, eftersom de använder ett filformat som inte ens andra utgåvor av Microsoft kan öppna utan problem. Annars fungerar det precis som vanligt.

Innehållet i innehållsförteckningen

(Jag skriver väldigt sällan om mat, ifall det var det du trodde att jag skulle skriva om.)

Skrivande går ut på många saker. Därför finns det mycket skrivet om det. En del bra. Jag har själv skrivit något som kan verka som motsatsen till det jag tänkte skriva om nu. Då skrev jag att de flesta kurser på universitet och i handböcker ägnar så himla mycket tid åt att beskriva hur man ska hålla på med formalian att de glömmer det viktiga. Det är sant och viktigt: formalian är bara en formsak… Men nu tänkte jag ta upp en bit formalia som är viktig.

Under mitt yrkesliv som författare har jag lärt mig en sak som jag inte hade väntat mig (bortsett från vad den viktigaste nyckeln till framgång är), nämligen att jobba med innehållsförteckningen.

De flesta bläddrar säkert bara förbi innehållsförteckningen när de öppnar en bok. Jag har fått mer och mer respekt för den och läser ofta igenom den noggrant innan jag går vidare till nästa steg. Anledningen till det är att jag vet hur svårt det är att få till en bra innehållsförteckning.

Det här kan låta lite kontraintuitivt för den som inte skriver: visst skriver man texten och så kommer innehållsförteckningen av sig själv? Nja, i själva verket ligger ofta innehållsförteckningen som en del av arbetet. Man planerar ungefär vad man har tänkt att skriva, och sedan använder åtminstone jag ett ordbehandlingsprogram som uppdaterar innehållsförteckningen automatiskt medan jag skriver. På det sättet får jag bra överblick över texten.

För mig har det gått så långt att jag numera har svårt att skriva om jag inte får till innehållsförteckningen. Inte minst för att innehållsförteckningen hänger så nära ihop med temat. Att skriva utan att ha en bra innehållsplanering betyder helt enkelt att man skriver saker som man sedan kommer att ta bort (eller värre: behåller trots att det borde tas bort) – eller att man missar sånt som man borde ha med. Innehållsförteckningen har räddat mig många gånger från att glida ut i oväsentligheter.

Generellt sett finns det inte så många sorters innehållsförteckningar:

  • novellsamlingen/antologin – en lång lista av i stort sett fristående texter. Här finns alltifrån Lyckad nedfrysning av herr Moro till How not to write a screenplay av Denny Martin Flynn och Den stulna njuren av Bengt af Klintberg.
  • progressionen – som följer en berättelse steg för steg och ofta liknar kapitlen på en DVD. Den här typen finns i nästan alla skönlitterära böcker. Ibland finns det inga kapitelrubriker. Det gör inget. Det går ändå att analysera fram vad som skulle kunna vara innehållsförteckningen.
  • kronologin – där vi får en tidslinje över allting som har med ett visst ämne att göra, låt säga krypton i Simon Singhs Kodboken. (Ofta är kronologin så genialiskt upplagd att den förutom kronologin i varje avsnitt också tar upp en färdighet som vi behöver för att kunna ta till oss det sista avsnittet, vilket är ett starkt tecken på att boken har skrivits baklänges.)
  • den geografiska – som är en variant av kronologin och går igenom plats efter plats. Till och med mycket lokalt som alla böcker om hur man lär sig tyda kroppsspråk. (Böcker som What every body is saying av Joe Navarro skiljer ut sig genom att faktiskt vara baserade på baslinjer och akademiskt tänkande)
  • den frågeinriktade – som inom ett ämne går igenom ett gäng disparata frågor. En av de mest omtalade böckerna med en sådan innehållsförteckning är Freakonomics av Steven Levitt och Stephen Dubner: ”Vad har skollärare och sumobrottare gemensamt?”, ”Vad är det för likhet mellan Ku Klux Klan och en grupp fastighetsmäklare?” och ”Varför bor knarklangare kvar hos mamma?” är tre exempel ur den bokens innehållsförteckning. En annan författare som arbetar med den typen av innehållsförteckning är Professor Richard Wiseman.
  • den tematiska – som jag kanske gillar bäst och som utgår ifrån att ett ämne kan delas in i olika synvinklar, motsatser eller standardfrågor. Oftast är den här uttömmande och går igenom allt som går att tänka sig att ta upp om ämne, till exempel Working wounded av Bob Rosner eller Reclaiming history av Vincent Bugliosi. (Tvärtom vad det kan verka behöver själva texten inte vara heltäckande, men innehållsförteckningen tar upp alla relevanta frågor.) Det här behöver inte bara vara facklitteratur. Jeffery Deaver är en av mina favoritförfattare, eftersom hans skönlitteratur är tematiskt uttömmande. Jag har själv fokuserat på just den här modellen eftersom den är ganska enkel för mig. Det gäller bara att hitta så många aspekter på texten som möjligt så har man hux flux skrivit så många sidor som man hade tänkt.
  • den utvalt koncentrerade – som i mitt tycke är den svåraste. Den går ut på att man väljer ut några av de tematiska poängerna och gör en grej av att välja bort överrubriker tills man bara har fyra-fem stycken, och sedan fokuserar man som fasen på underrubrikerna och själva texten. Man fyller texten med anekdoter, historier och annat som är svåra att koncentrera till rubriker. En av anledningarna till att den här modellen är den svåraste är att det är svårt med anekdoter och historier. Man måste ha något att säga som förlorar något på att förkortas till ”en pojke i djungeln guidas tillbaka till människobyn av en panter”. Det kan vara rollfigurer som gör berättelsen svår att förkorta, men om det ska ge något, måste det finnas något sedelärande i historien. Vi vill ju höra samma berättelse om och om igen. I vår kultur har vi dock inte kvar vanan att berätta berättelser, och jag är själv mycket dålig på det. Det är något jag försöker träna på.

Ser man på! Själva blogginlägget har blivit nästan som en liten innehållsförteckning. Kan du identifiera vilken sort det är?